Der Zeit einen Schritt voraus sein
Du gehst manchmal auch im Chaos deines Alltags unter? Du wirst verrückt, wenn du daran denkst, was du heute oder die kommende Woche noch alles zu erledigen hast? Also mir selbst geht es zeitweilen so, dass ich mich dann am liebsten in den tasmanischen Teufel verwandeln möchte, um am besten alles platt zu machen und den Berg an Aufgaben nicht mehr sehen zu müssen. Da das aber nicht wirklich funktioniert, muss ich mir auf anderem Wege helfen.
Wie sieht das bei dir aus?
Was passiert dir, wenn du fast am durchdrehen bist?
Und wie kannst du dich wieder beruhigen?
Fakt ist, dass aus diesem „Wahnsinns“-Zustand nichts Produktives entstehen kann. Also geht es darum, sich erst einmal zu beruhigen, zu sammeln und für Ordnung und Struktur zu sorgen. Und sei dir dabei bewusst: Es geht uns allen so!
Wie du dich beruhigen kannst?
Du kannst zum Beispiel eine Runde um den Block gehen. Mir helfen da bereits die ersten 20 Schritte. Selbst wenn es regnet geh ich raus. Es bringt augenblicklich so viel Ruhe und Klarheit, sobald du dich draußen an der frischen Luft bewegst. Vielleicht bemerkst du auch, wie schnell sich dadurch deine kreative Ader zurückmeldet. 😉
Du kannst deine chaotische Stimmung auch unterbrechen, indem du Sport machst, mit jemandem in Kontakt gehst, der dir zuhört, dich beruhigt und mit dem du deine aktuelle Sorge teilen kannst – Freunde, Familie oder auch dein Haustier. Indem du es laut aussprichst, ist der vermeintliche Berg nur noch halb so groß. Versuche es! Und wenn Meditation auch etwas für dich ist, dann meditiere. Lausche deinen Gedanken, deiner inneren Stimme, überlasse dein Problem sich selbst. Beobachte einfach nur. Möglich ist, dass du dabei lächeln musst, weil es auf einmal so banal klingt.
Du hast dich also beruhigt, gut. Dann kannst du in den Prozess der Organisation gehen. Das ist im nächsten Schritt wichtig, um das große Ganze in kleine Häppchen zu unterteilen und die Bewältigung deiner Aufgaben als machbar einstufen zu können. Außerdem ist deine Zeit so kostbar, dass es gut ist wenn du genau weißt, wofür sie wann drauf geht. 😉
3 Möglichkeiten
Für die Organisation stelle ich dir nun drei Möglichkeiten vor, wie es gehen kann:
60-40-Regel
Die 60-40-Regel wirst du gut und einfach umsetzen und in deinen Alltag integrieren können. Es geht darum,
60% deiner verfügbaren Zeit zu verplanen – Geplante Aktivitäten.
40% deiner Zeit für unerwartete Ereignisse und spontane Aktivitäten vorzuhalten – Pufferzeit.
Ein Beispiel:
Du hast 10 Stunden am Tag zur Verfügung. Davon planst du für 6 Stunden Aufgaben fest ein, z. B. am Samstag für Einkaufen, Wochenputz, Ablage im Büro, usw. Die restlichen 4 Stunden hältst du vor, z. B. wenn der Einkauf etwas länger dauert, weil du jemanden getroffen hast du länger nicht gesehen hast und daher ein kleiner Small Talk stattfindet. Oder die Schlange an der Kasse ist so lange… für diese unerwarteten Ereignisse nimmst du 2 Stunden her. Die anderen beiden Stunden hast du für spontane Dinge übrig, z. B. hast du Lust auf einen Erdbeerkuchen. Du fährst also aufs Erdbeerfeld, holst Beeren, backst einen leckeren Biskuit und machst den Kuchen bereit für den Nachmittagskaffee (mmmmh, lecker!).
Dies nur als simples Beispiel. Diese Regel kannst du immer anwenden, wenn du Struktur und Planung auf simple Art und Weise benötigst. Schreib dir die Tätigkeiten ruhig auf. Sobald du sie auf einem Stück Papier sichtbar machst, entlasten sie deinen Kopf. Viel Freude, beim Strukturieren mit der 60-40-Regel. Sie lässt sich übrigens auch gut im Büro umsetzen 😉
80-20-Regel
Die 80-20-Regel kennst du vielleicht auch unter dem Pareto-Prinzip. Erst letztens hatte ich gelesen, dass diese Methode viele kennen, aber keiner wendet sie an. 😀
Diese Regel kann dazu beitragen, dass du mit nur 20% deines Einsatzes, 80% Erfolg erzielen kannst. Im Alltag heißt dies, dass du 20% deines Aufwandes für wichtige Dinge einplanst. Wo hingegen 80% in einer möglichst kurzen Zeit abgearbeitet werden sollen, um damit nicht weiter das Gefühl der Zeitverschwendung zu haben. Das heißt:
Fülle 20% mit Aufgaben, die du gut beherrschst, die dir und anderen einen Nutzen stiften und die dir Spaß machen.
Fülle 80% mit Aufgaben, die du schnell abarbeiten kannst und für die du nicht viel Zeit aufwenden musst.
Ein Beispiel:
Wenn du 10 Stunden am Tag hast, dann mache in 2 Stunden die Dinge, die dir Freude bereiten und durch welche du dir und anderen Menschen helfen kannst, die dir Spaß machen und wo du das Gefühl hast, wirklich was erreicht zu haben. In den anderen 8 Stunden erledigst du Dinge, die letztendlich getan werden müssen und wende für die einzelnen Tätigkeiten nicht zu viel Zeit auf. So kurz wie möglich. Mache dir hierfür gerne auch eine Art Stundenplan. 😉
Die wirklich wichtigen Aufgaben, welche zu deinen 20% zählen, wirst du nach und nach herausfinden. Falls du am Anfang noch Schwierigkeiten damit hast, dann schaue, wo du in deiner Vergangenheit „einfache“ Erfolge erzielen konntest und was du dafür wie gemacht hast. Und deine 20% werden sich im Laufe der Zeit immer wieder verändern. Das macht aber nichts. Reflektiere nur hierfür regelmäßig, ob sie noch zu deinen wichtigsten, sinnstiftenden Aufgaben zählen.
A L P E N Methode
Eine wunderschöne Methode. Immerhin geht es um meine geliebten Berge. Außerdem liebe ich diese Methode auf Grund ihrer Einfachheit und gleichzeitigen Wirksamkeit. Mit dieser Methode kannst du deinen Tagesablauf strukturieren. Und zwar helfen dir dabei die Buchstaben A L P E N als Orientierung bzw. sind sie ein Art Merkhilfe. Sie stehen für
A – Aufgaben und Termine notieren
L – Länge abschätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidungen treffen
N – Nachkontrolle
Notiere dir im ersten Schritt A alle Aufgaben, auch die unwichtigen. Wirklich ALLE!
Schätze dann in Schritt L die Länge der Aufgaben möglichst genau ab. Plane die Zeit dabei realistisch und nicht zu knapp ein. Setze dir auch ein Zeitlimit, d. h. eine Aufgabe darf z. B. maximal 30 Minuten dauern. Nutze bei diesem Schritt deine Erfahrungen, die du bisher mit den Aufgaben gemacht hast.
Um Unvorhergesehenes auch umsetzen zu können, planst du in Schritt P die Pufferzeiten ein. Das ist wesentlich bei dieser Methode. Dadurch bist du für Störungen und Abweichen bestens gerüstet. Außerdem kannst du spontan reagieren, z. B. auf kreative Phasen.
In Schritt E geht es darum, dass du Entscheidungen triffst. Das kommt dann zum Tragen, wenn du Prioritäten setzen musst, weil sich z. B. viele unvorhergesehene Dinge auftun und alle geplante Zeit nicht ausreicht. Da deine Zeit kostbar ist, willst du deinen Zeitplan nicht überschreiten. Daher treffe eine Entscheidung, welche Themen und Aufgaben an diesem Tag Priorität haben. Diese Einschätzung beruht auf deiner persönlichen Skala der Wichtigkeit.
Im letzten Schritt N wirst du am Ende deines Tages kontrollieren, wie gut sich dein Plan umsetzen lies und wo du Schwierigkeiten hattest und noch Änderungen förderlich wären. Führe diesen Schritt immer als letztes aus. Auch wenn dir dies eher als zusätzlicher Ballast erscheint, es kann dir helfen deine Methode zu einem wirklich wertvollen Werkzeug werden zu lassen.
Ich hoffe, du kommst mit diesen Möglichkeiten gut klar und kannst sie dir beim nächsten Anflug von Panik abrufen. Es ist wichtig, dass du in schwierigen Momenten ein Handwerkszeug hast, das dir bei der Bewältigung von Herausforderungen hilft.
Verantwortung
Außerdem geht es auch darum zu erkennen, dass nur du allein die Verantwortung übernehmen und tragen kannst. Und wenn du dich dazu entscheidest, dann wirst du die Dinge auch anpacken und nicht weiter vor dir herschieben, bis sich irgendwann wieder ein riesen großer Berg vor dir auftut. Das kostet immense Kraft. Entlaste dich frühzeitig. David Allen spricht vom Prinzip „getting things done“ – erledige deine Arbeit. Dann erfährst du eine dauerhafte, mentale Entlastung.
Oftmals sind es nicht wirklich große Dinge, die du tun musst, um am Ball zu bleiben. Schreibe dir jeden Sonntag einen Plan für die Woche. Oder teile deine Tage in Aufgabenblöcke ein. Was auch immer es ist – tu es! Und weil du selbst es machst, bist du die Veränderung, die du dir wünschst. Das ist mit die größte mentale Kraft, die du erfahren kannst. Worauf wartest du noch? Hol‘ sie dir…
Von ganzem Herzen
Deine Anja Buntz
PS: Hier findest du das Prinzip von David Allen.